Rotinas cada vez mais turbulentas, compromissos constantes, acúmulo de funções e uma série de atividades que impedem a sua empresa de crescer. Essa é a realidade de muitos empreendedores brasileiros! A falta de gestão de tempo acaba gerando estresse no empresário, prejudicando metas, prazos, e causando insatisfação em seus clientes e fornecedores.

É, portanto, fundamental entender o papel da administração do tempo em uma boa gestão, para que sua energia não seja gasta em tarefas que não agregam valor ao seu negócio.

Você já pensou o que poderia fazer por sua empresa se tivesse mais tempo disponível?

Nesse artigo nós vamos te mostrar cinco atividades que impedem a sua empresa de crescer e roubam o seu tempo, e te dar dicas de como executar as tarefas de forma mais produtiva, para que você possa focar no que de fato importa: o crescimento do seu negócio.

1 – Falta de planejamento

Uma das etapas que não pode ser negligenciada no gerenciamento do seu tempo é a priorização de tarefas. Quando não planejamos o nosso dia, nos perdemos em meio aos afazeres e entramos em um ciclo de “apagar incêndios”, ou seja, somente resolvemos os problemas que aparecem de última hora.

Esse comportamento reativo gera estresse e atrapalha não só a sua produtividade, como também o desenvolvimento do seu negócio a longo prazo.

Para iniciar o seu planejamento tenha em mente que é necessário deixar uma parte do dia disponível para os imprevistos que irão surgir. Em seguida, liste tudo o que precisa ser feito e organize as atividades de modo que os itens prioritários sejam concluídos primeiro, e os menos importantes fiquem no final da lista.

Traçar metas e objetivos realistas com relação ao tempo necessário para a conclusão de cada atividade, é essencial para que seu planejamento funcione na prática.

Existem inúmeros aplicativos que podem te auxiliar na organização do seu tempo. Alguns exemplos são:

Google Agenda: Permite a organização de compromissos e criação de lembretes, além de viabilizar o compartilhamento de agendas entre equipes.

Todoist: Permite o gerenciamento de projetos e priorização de atividades, como também o controle de progresso das tarefas.

Microsoft To do: Permite a administração de tarefas e possui integração com o Outlook.

 

2 – Não delegar

Delegar pode ser uma tarefa difícil até mesmo para empreendedores experientes. Isso porque queremos cuidar de cada detalhe do nosso negócio, para que tudo saia de acordo com o que sonhamos, porém a centralização de tarefas na mão do empreendedor cria um ambiente improdutivo que muitas vezes impede a empresa de crescer.

Quando não delegamos, não utilizamos de forma eficaz os recursos disponíveis, além de acumularmos tarefas e gerarmos problemas como a perda de prazos. Com a distribuição de atividades, diminuímos a nossa carga de trabalho e abrimos espaço para nos dedicarmos as questões estratégicas da empresa, como também potencializar a utilização dos nossos recursos internos.

Por isso, determine as atividades que podem ser terceirizadas ou cumpridas por outros membros da equipe, defina prazos para as entregas e forneça feedbacks com relação aos acertos e pontos de melhoria.

Lembre-se: O seu tempo é valioso!

 

3 – Excesso de reuniões

Em uma pesquisa americana feita pelo site CareerBuilder, o excesso de reuniões foi apontado por 23% dos entrevistados como um redutor de produtividade. Reuniões improdutivas consomem o tempo de toda a equipe, não geram soluções efetivas para os problemas levantados e causam a sensação de frustração no time.

Existem formas flexíveis de tratar assuntos corriqueiros e pontuais, de modo a otimizar seu tempo e manter a sua produtividade. Antes de agendar ou aceitar participar de reuniões, avalie o tema e verifique se é possível fazer a tratativa através de um telefonema, um e-mail ou até mesmo por troca de mensagens instantâneas.

Quando uma reunião for necessária, garanta que pautas específicas e objetivos claros foram distribuídos aos envolvidos com antecedência, para que toda a equipe esteja preparada para discutir os tópicos, opinar e propor soluções.

E por fim, mantenha reuniões curtas com registro de atas, isso gera histórico da evolução dos assuntos que pode ser acompanhado por todo o grupo de trabalho.

 

4 – Não saber dizer “não”

Para algumas pessoas, dizer “não” pode parecer quase impossível, porém para que você consiga concentrar-se nas prioridades e ser produtivos é preciso saber dizer “não”.

Ser um empreendedor faz com que você seja demandado o tempo todo por funcionários, fornecedores, clientes, e ainda assim é necessário que sobre tempo para você focar no seu negócio. Sendo assim, dizer “não” é uma ferramenta decisiva para garantir o seu rendimento.

Portanto, recuse reuniões desnecessárias, não desperdice tempo com discussões improdutivas e diga não a prazos inviáveis.

 

5 – Processos Manuais

Algumas empresas ainda tratam de forma manual processos burocráticos e repetitivos, que poderiam ser automatizados por softwares ou empresas terceirizadas, como por exemplo: cadastro de clientes, análise de fluxo de caixa ou mesmo pagamento e recebimento de contas – Essa é uma das principais atividades que impedem a sua empresa de crescer.

Processos automatizados simplificam etapas, geram ganho de eficiência, reduzem a incidência de erros, aumentam a produtividade e abrem espaço para o empreendedor investir em estratégias corporativas.

Utilizar soluções tecnológicas podem garantir a sobrevivência da sua empresa no mercado. Por isso, faça um mapeamento dos processos que podem ser automatizados, verifique as opções disponíveis e avalie os benefícios do investimento. Muitas vezes, vale a pena investir!

 

Para que você tenha tempo para investir no crescimento do seu negócio, nós da FINUBE oferecemos soluções no segmento de BPO financeiro. Entre em contato conosco para solicitar uma proposta que melhor se adapte a sua empresa.