Muitas questões circundam a decisão de terceirizar o departamento financeiro de uma empresa, em especial a de saber como implementar o BPO financeiro.

A ideia de terceirizar seus respectivos departamentos financeiros para empresas especialistas em BPO Financeiro tem ganhado força aqui no Brasil entre os micro e pequenos empresários.

É próprio do setor de micro e pequenas empresas o pouco ou nenhum investimento em gestão financeira, o que tem resultado num alto índice de mortalidade: segundo o SEBRAE, mais de 60% das empresas encerram suas atividades em decorrência da má gestão financeira ou de sua completa ausência.

Isso porque até então para que o micro ou pequeno empresário se dignasse a ter alguma gestão financeira, ele precisava abrir mão de coisas que lhes são caras: o seu tempo, quando ele próprio efetua as rotinas financeiras de sua empresa; ou dinheiro, quando deve contratar profissional exclusivamente para a execução dessas rotinas.

Tanto em um quanto em outro cenário o resultado é pífio em termo de qualidade. Portanto, adiantamos, é fundamental conhecer como implementar o BPO Financeiro para ter uma alternativa em mãos.

Quando é o sócio o gestor financeiro, lhe faltam experiência no trato com as finanças e tempo para geri-la com qualidade. Trata-se de um gasto enorme de energia para o empreendedor, em troca de uma gestão financeira sem qualidade alguma.

Já no outro caso, quando a empresa, a muito custo, estrutura seu próprio setor financeiro, além de ter que dispor de recursos financeiros para manter tal setor operando, terá sobre si a carga da gestão de pessoas (faltas, atrasos, comportamentos etc.) e seus encargos decorrentes.

Como dissemos, tanto em um quanto em outro caso, o fato é que a qualidade da gestão financeira normalmente é baixa quando em comparação à executada por uma empresa especializada.

E como o BPO Financeiro pode ajudar a sua empresa?

A realidade global de negócios requer eficiência. Não dá mais para as empresas investirem seus recursos em processos que não sejam seu core bussiness. Disso decorre o emprego do business process outsourcing, ou seja, da adoção do BPO.

Numa tradução livre, business process outsourcing nada mais é do que a terceirização dos processos de negócio de uma empresa.

Normalmente empregado por grandes empresas, o regime de BPO é um modelo onde geralmente a empresa confia suas rotinas não operacionais a empresas especializadas, mantendo seu quadro de funcionários apenas para a execução de suas atividades geradoras de receita.

Exemplo disso são os serviços de contabilidade, elaboração de folha de pagamento, limpeza, portaria etc., que na prática são confiados a empresas dedicadas exclusivamente a esses negócios.

Nessa linha, o departamento financeiro é para as empresas em geral, sejam micro, pequenas, médias ou grandes, um centro gerador de gastos, com entregas ineficientes. Só por essa razão já se vê que se trata e um departamento totalmente “terceirizável” por uma empresa de BPO Financeiro.

É o que tem ocorrido, cada vez mais, entre as micro e pequenas empresas brasileiras. Seguindo o modelo das grandes, elas têm se socorrido com as empresas especializadas em BPO Financeiro, saindo assim das trevas da desinformação diretamente para um cenário de sofisticada gestão financeira.

Quais empresas se beneficiam do BPO Financeiro?

O BPO Financeiro, em síntese, agrega maior valor para empresas com os seguintes perfis:

  • Empresas que não têm absolutamente nada para as ajudar nos controles financeiros
  • As que não possuem gestão financeira, enxergam valor nela, mas não a ponto de se capacitarem ou capacitarem suas equipes para isso
  • As que possuem quadro reduzido ou nenhum colaborador com o mínimo de capacitação para a área financeira
  • Empresas que vivenciam perdas decorrentes da falta de gestão financeira e de adequados controles, como penalidades por atraso em pagamentos, alta inadimplência, quebras de contratos com fornecedores estratégicos, desfalques etc.
  • As que possuem informações financeiras desatualizadas e, por isso, inúteis

Por isso é importante saber como implementar o BPO Financeiro em sua empresa.

Como faço para implementar o BPO Financeiro então?

Para todas essas empresas e para qualquer uma que se interessar em adotar um modelo de BPO Financeiro a nossa recomendação é simples: faça e faça já! Não há nenhum obstáculo que impeça que essa acertada tomada de decisão ocorra AGORA.

Tendo adotado o BPO Financeiro, o empresário passará a contar com o apoio de uma equipe de especialistas em rotinas financeiras ao mesmo tempo em que passará a ter que dispor de bem menos do seu tempo para essas questões.

Além disso, recursos tecnológicos sofisticados são empregados pelas empresas de gestão financeira de modo a reduzir bruscamente seus custos operacionais, o que permite cobrar de seus clientes honorários geralmente muito menos custosos do que o que seria necessário no caso de uma contratação de pessoas.

Tais tecnologias aumentam a correção dos registros financeiros, evitando que erros sejam cometidos e afastando, assim, os decorrentes custos.

Por fim, para que o empresário usufrua de todas essas benesses, é preciso que ele faça uma pesquisa, escolha e contrate uma empresa de BPO Financeiro. Tendo feito isso, os demais passos são simples.

Qual é o passo a passo para implementação do BPO Financeiro?

De fato, empresas de BPO Financeiro possuem check lists bem definidos em seus processos de onboarding, moldados para facilitar a vida do empresário contratante. Saber como implementar o BPO Financeiro em sua empresa, portanto, passa por conhecer esse check list para poder atendê-lo.

O processo de setup em geral envolve apenas a entrega de cadastro de fornecedores, de clientes e seus respectivos contratos para a empresa de BPO Financeiro.

Com esses cadastros em mãos, ela se encarrega de alimentar o sistema de gestão financeira e parametrizar os vencimentos de pagamentos e agendar a emissão de notas fiscais e respectivos boletos bancários.

Também é nessa etapa que a empresa deve gerar o que se chama de “usuário administrativo” em seu bankline, autorizando que a empresa de BPO Financeiro, mediante uso desse “usuário administrativo”, faça os necessários agendamentos dos compromissos financeiros da empresa em seu bankline.

É importante entender que as empresas de BPO Financeiro normalmente não executam as operações financeiras nos bancos de seus clientes, mas apenas efetuam os agendamentos.  As autorizações de pagamento são efetuadas sempre pelos titulares ou procuradores da empresa contratante.

Superada a etapa inicial e feitas as configurações, no dia a dia o que a empresa faz apenas é enviar os comprovantes de gastos para que a empresa de BPO Financeiro promova as conciliações bancárias.

Também são enviados pelo empresário, assim que firmados, os novos compromissos financeiros e os novos contratos de clientes, de maneira que a empresa de BPO Financeiro consiga efetuar as respectivas programações.

Em contrapartida, a empresa contratante passa a receber, na periodicidade que combinar, ricos e tempestivos relatórios financeiros, em especial os que demonstram em tempo real a saúde financeira da empresa, viabilizando que seus sócios passem a tomar decisões calçados em informações precisas.

quem pode ajudar a sua empresa com tudo isso?

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